Als betrokken (buiten)leden van de Leidse universitaire gemeenschap hebben wij het rapport over de problemen bij archeologie met aandacht gelezen. Omdat wij al een aantal jaren binnen de universiteit werken als (externe) vertrouwenspersoon voor promovendi, viel ons oog daarbij vooral op de passages die betrekking hebben op de ervaringen die de gedupeerden en klagers over het gedrag van de betrokken personen met het ‘instituut’ vertrouwenspersonen hadden opgedaan.

Daaruit komt een negatief beeld naar voren. Dit is spijtig en zorgwekkend, omdat vertrouwenspersonen een belangrijke rol kunnen spelen bij het creëren en in stand houden van een veilige werkomgeving.

Wij denken dat die negatieve ervaringen te maken hebben met het feit dat de onafhankelijkheid van de vertrouwenspersonen binnen de betreffende faculteit niet was gegarandeerd én dat er een verkeerd beeld bestaat van wat een vertrouwenspersoon in dergelijke situaties kan doen.

1. Wie kunnen er vertrouwenspersoon zijn?

Het eerste punt komt duidelijk naar voren in de volgende passages in het rapport. Een paar voorbeelden:

‘Bij vertrouwenspersonen melding maken van problemen is zinloos en zelfs riskant.’

‘Ze waren bang dat het uitspreken van klachten, formeel of anderszins, negatieve gevolgen zou hebben voor henzelf.’

‘Eén van de twee melders verklaart dat het afdelingshoofd op zeker moment facultair vertrouwenspersoon voor promovendi was, en “van andere ervaringen” te hebben geweten dat het “geen optie was om daar [het] hart te luchten” over het gedrag van Persoon A en Persoon B.’

‘De medewerkers voelden zich niet echt gehoord of geholpen door de vertrouwenspersonen van faculteit en universiteit.’

De oorzaak van bovenstaande ervaringen ligt in het feit Universiteit Leiden het nog steeds toelaat dat faculteiten (zeker als het gaat om de vertrouwenspersonen voor promovendi) werken met interne vertrouwenspersonen. Dat wil zeggen: medewerkers die naast hun andere taken en bevoegdheden óók de functie van vertrouwenspersoon uitoefenen. Daarmee creëert de universiteit een ‘pettenprobleem’.

Dit is voor alle partijen een onwenselijke situatie: voor studenten, promovendi of medewerkers die problematisch gedrag van collega’s willen aankaarten is dit onveilig, omdat ze niet weten welke banden de vertrouwenspersoon mogelijk heeft met degene(n) over wie ze hun beklag willen doen. Voor de vertrouwenspersonen is het onveilig, omdat zij dingen te horen krijgen over het gedrag van naaste collega’s met wie ze misschien wel een afhankelijkheidsrelatie hebben. Kortom: interne vertrouwenspersonen kunnen per definitie niet volkomen onafhankelijk zijn. Ze zijn daarvoor te ‘verweven’ in de organisatie.

Het college van bestuur heeft in januari 2020 een regeling voor de vertrouwenspersoon voor promovendi opgesteld, maar heeft deze tot op heden nog steeds niet vastgesteld. Een aantal zaken zoals een duidelijke functieomschrijving en de waarborging van de vertrouwelijkheid is daarin opgenomen. Een bepaling die het pettenprobleem definitief opheft, ontbreekt echter.

In het reglement dat het college van bestuur medio 2021 heeft vastgesteld over de ombudsfunctionaris medewerkers staat daarentegen dat ‘deze functie onverenigbaar is met iedere andere functie’ binnen Universiteit Leiden. Dat is een verstandige regel die ook in de nog aan te nemen regeling voor vertrouwenspersoon voor promovendi zou moeten worden opgenomen.

Als het college echt werk wil maken van een veilig werkklimaat moet het er zo snel mogelijk toe overgaan om de positie van alle binnen de universiteit actieve vertrouwenspersonen te ‘externaliseren’. Benoem vanaf nu uitsluitend mensen ‘van buiten’ die opgeleid zijn tot vertrouwenspersoon, en garandeer hun onafhankelijkheid en zelfstandigheid.

Om het bezwaar te ondervangen dat buitenstaanders de organisatie niet kennen en geen affiniteit hebben met de academische wereld, is het aan te bevelen om daarvoor personen te werven die de universitaire werkomgeving goed kennen; te denken valt aan oud-medewerkers, of kandidaten die eerder aan andere universiteiten hebben gewerkt.

2. Hoe moet de vertrouwenspersoon opereren?

Op diverse plaatsen in het archeologierapport blijkt dat medewerkers, maar ook de commissieleden zelf, een verkeerd beeld hebben van wat een vertrouwenspersoon kan doen om gesignaleerde misstanden te beëindigen. Dit blijkt bijvoorbeeld uit de passage: ‘Ten eerste hadden ze indertijd geen vertrouwen in de bereidheid en het vermogen van vertrouwenspersonen en bestuurders om handelend op te treden.’

Handelend optreden, dat wil zeggen eigenmachtig een kwestie bij de ‘beklaagden’, bij leidinggevenden of bij bestuurders aanhangig maken, hoort volgens ons niet bij het werk van de vertrouwenspersoon. Het is strijdig met de werkwijze van de vertrouwenspersoon die berust op anonimiteit (‘niemand zal zonder jouw uitdrukkelijke toestemming weten dat jij met mij hebt gesproken’), vertrouwelijkheid (‘niemand zal zonder jouw uitdrukkelijke toestemming weten wat er is besproken’) en eigen regie (‘de vertrouwenspersoon kan actie ondernemen, maar alleen als jij daarmee expliciet instemt’).

De vertrouwenspersoon is een aandachtige luisteraar en raadgever die zich dienstverlenend opstelt ten aanzien van de persoon die zich tot hem of haar wendt. Het strikt vertrouwelijke karakter sluit ook uit dat de vertrouwenspersoon optreedt als mediator, bemiddelaar of onderzoeker. Immers, elk van deze rollen doorbreekt de eerder genoemde werkwijze en heeft het risico dat medewerkers en promovendi kopschuw worden om contact te zoeken, laat staan een kwestie durven te bespreken.

In het rapport wordt ook geconstateerd dat de betrokken gedupeerde medewerkers en promovendi geen beroep deden op de vertrouwenspersoon omdat deze (toch) geen tegenmacht kon leveren. Het is een misverstand dat vertrouwenspersonen een tegenmacht zouden zijn. Als blijkt dat er ergens systematisch wangedrag of misstanden voorkomen, kunnen zij dit onder de aandacht brengen van leidinggevenden. In een gesprek daarover, waarbij de anonimiteit van individuele gedupeerden is gewaarborgd, kunnen zij het bestuur informeren en van advies dienen.

Vertrouwenspersonen hebben geen machtsmiddelen om bestuurders aan te zetten tot het nemen van effectieve maatregelen. Zij moeten ook niet over dergelijke middelen willen beschikken. Handelend optreden is voorbehouden aan leidinggevenden en bestuurders: die zijn daartoe bevoegd en hebben daarvoor de (machts)middelen.

3. Wat er moet gebeuren?

Het college van bestuur moet eindelijk eens werk gaan maken van het goed regelen van de positie van – uitsluitend externe – vertrouwenspersonen aan de universiteit. Daarmee zal het vertrouwen van de studenten, medewerkers en promovendi toenemen dat ze bij een werkelijk onafhankelijke adviseur terecht kunnen met hun problemen of klachten, en hoeven ze niet te vrezen voor hun eigen veiligheid of voor carrièreschade als ze problematisch gedrag van collega’s ter sprake brengen. De vertrouwenspersonen vervullen dan door hun ondersteunende en adviserende rol een zeer belangrijke rol bij het scheppen van een veilig(er) werkklimaat aan de universiteit.

De aanbevelingen uit het archeologierapport stellen ons niet gerust. De onderzoekscommissie stelt daar: ‘Om effectief te kunnen werken moeten vertrouwenspersonen goed opgeleid, goed geoutilleerd, goed zichtbaar en goed bereikbaar zijn.’ Hier zijn we het van harte mee eens, en we werken er zelf hard aan mee om deze doelen te bereiken. Graag hadden we gezien dat daar ook woorden als ‘onafhankelijkheid’ en ‘vertrouwelijkheid’ hadden gestaan.

De commissie vervolgt: ‘Ze moeten daarnaast de bevoegdheden hebben om actief aan oplossingen te werken, bijvoorbeeld door betrokkenen uit te nodigen voor een gesprek of problemen vertrouwelijk aan te kaarten binnen de organisatie, en wel met grotere handelingsruimte en -verplichting dan op dit moment het geval is.’

De commissie stuurt dus aan op het vergroten van de bevoegdheden en taken van vertrouwenspersonen om handelend op te treden. Zoals gezegd: de vertrouwenspersoon kan en moet (met waarborgen omkleed) zeker signalen afgeven als er zich systematisch wangedrag of structureel misstanden voordoen. Maar het is vervolgens de verantwoordelijkheid van leidinggevenden en bestuurders om die signalen op te pakken en daadkrachtig, snel en effectief handelend op te treden; en dus niet – zoals we nu hebben gezien – in de vorm van het dempen van de (beer)put, vele jaren nadat het kalf is verdronken.

Rikki Holtmaat is vertrouwenspersoon promovendi Rechten
Henk Tromp is vertrouwenspersoon promovendi FSW en FGGA