Al een paar maanden is MyStudymap, het nieuwe inschrijfsysteem voor vakken en tentamens, een hoofdpijndossier. In november uitte raadslid Elizabeth den Boer van de faculteit Geesteswetenschappen haar zorgen nadat de onderwijsadministratie ‘honderden mailtjes van gestreste studenten’ had binnengekregen.

Grootste obstakel: het herbevestigen van de inschrijving. Wie dat niet op tijd doet, wordt automatisch uitgeschreven. Maar, signaleerde Den Boer, veel studenten weten niet dat zij hun deelname aan het tentamen moeten herbevestigen of doen dat te laat. In sommige gevallen zou het systeem zélf niet goed werken en studenten onterecht uitschrijven.

Na berichtgeving in Mare volgden ook klachten bij andere faculteitsraden. Docenten moesten studenten wegsturen bij tentamens omdat zij hun deelname niet op tijd hadden herbevestigd, met studievertraging tot gevolg.

Hoger beroep

Dat is soms onterecht, zegt het College van Beroep voor de Examens (CBE). Het CBE is een onafhankelijk beroepscollege waar studenten naartoe kunnen als zij het niet eens zijn met een beslissing van een examencommissie, toelatingscommissie of examinator.

Maar: opvallend weinig studenten melden zich. Slechts zes studenten zijn de afgelopen maanden bij het college in beroep gegaan omdat zij werden uitgesloten van deelname aan een tentamen doordat zij hun inschrijving niet op tijd hadden bevestigd. Vier van die zes zaken zijn bij een examencommissie geschikt. De overige twee beroepen hebben tot een uitspraak van het CBE geleid. Eén daarvan viel uit in het voordeel van de student.

Wat was er aan de hand?
CBE-voorzitter en universitair docent bestuursrecht Olaf van Loon: ‘Deze eerstejaars student rechten betoogde dat hij zich voor een tentamen had aangemeld maar dat er iets was misgegaan in het systeem. Hoewel wij er na de zitting redelijk van overtuigd waren dat hij zich niet voor het tentamen had ingeschreven en daarom dus ook geen herinneringen had ontvangen om zijn aanmelding te bevestigen, vinden we nog steeds dat eerstejaarsstudenten niet automatisch van deelname mogen worden uitgesloten.'

‘Je moet een belangenafweging maken tussen de universiteit en de student. De belangen van de universiteit zijn bijvoorbeeld efficiënt gebruik van zalen en personeel. Het belang van eerstejaarsstudenten is dat zij hun bindend studieadvies (bsa) moeten halen. Hier vonden we het belang van de eerstejaarsstudent groter, omdat we het risico te groot vonden dat hij anders problemen krijgt. Onze uitspraak is bindend, dus de examencommissie moet daarnaar luisteren. Dat betekent in dit geval dat het tentamen, dat hij wel heeft mogen maken, alsnog beoordeeld wordt.’

CBE-lid en universitair docent geschiedenis Adriaan Rademaker: ‘Bovendien staat in de Onderwijs- en examenregeling (OER) van Rechten: “Met de inschrijving voor de onderwijseenheid meldt de student zich tegelijkertijd aan voor het bijbehorende tentamen.” Dat is een regel voor alle bachelorstudenten die al een aantal jaar geldt, ook voordat MyStudymap werd ingevoerd. Deze student had zich wel aangemeld voor het onderwijs, dus formeel was hij ook ingeschreven voor het tentamen. Maar of de OER nu wel of niet klopt, die belangenafweging blijft overeind.’

Hoe liep die andere zaak af?
Van Loon: ‘Dat ging om een masterstudent rechten die ook beweerde zich te hebben aangemeld voor het tentamen, maar allerlei herinneringsmails niet had gekregen. We hebben dat niet kunnen controleren, maar op de zitting werd duidelijk dat ze haar inschrijving niet had herbevestigd. Haar beroep hebben we ongegrond verklaard, dus uitsluiting voor het tentamen blijft staan. We hebben daarvoor gekozen omdat de studievertraging beperkt blijft en ze niet te maken heeft met een bindend studieadvies. En het betreft een masterstudent, die meer ervaring heeft met hoe het hier op de universiteit werkt dan een eerstejaars.’

Maar MyStudymap is voor alle studenten nieuw.
Van Loon: ‘Vanwege het bsa vinden wij dat het belang van alle eerstejaarsstudenten zwaarder weegt dan het belang van de universiteit. Die knoop hebben we doorgehakt. Voor alle andere studenten valt het vooralsnog in hun nadeel uit. Maar als er nieuwe beroepen bij ons terechtkomen waarbij studievertraging kan worden opgelopen, willen we ook de positie van niet-eerstejaarsstudenten nog eens tegen het licht houden.’

Rademaker: ‘Ook voor ouderejaars geldt dat het niet kunnen afronden van een bepaald vak tot gevolg kan hebben dat je niet aan een ander vak mag beginnen. Maar we kunnen pas iets doen als er studenten zijn die een beroep instellen. Daar zijn we dus van afhankelijk.’

Twee beroepen in een paar maanden tijd is niet veel, terwijl veel studenten problemen met MyStudymap hebben. Hoe kan dat?
Van Loon: ‘De examencommissie is meestal wel bekend, daar ga je als eerst heen als je iets wilt aanvechten. Maar veel studenten weten niet dat er een CBE is waar je in beroep kan als je het niet eens bent met de beslissing van de examencommissie. Collega’s van mij hebben huilende studenten uit de tentamenzaal moeten verwijderen omdat ze hun inschrijving niet hadden bevestigd, maar ook deze studenten hebben helaas geen beroep ingesteld. Misschien spelen er ook wel angstgevoelens: als ik inga tegen de docent of de examencommissie waar ik nog drie jaar mee verder moet, dragen ze me dat dan niet na? Mijn ervaring is overigens dat die vrees onterecht is.’

Wijst de examencommissie studenten er dan niet op dat zij naar het CBE kunnen?
Van Loon: ‘Onder elk besluit staat dat je beroep kan instellen.’
Rademaker: ‘In kleine lettertjes.’
Van Loon: ‘Wat ook meespeelt is dat studenten vaak denken: het heeft toch geen zin, want de examencommissie of examinator zal het wel beter weten. Of: ik heb zelf iets fout gedaan dus ik laat het erbij zitten en doe het tentamen volgend jaar wel opnieuw. Maar de crux van onze uitspraak is: ook als je het fout hebt gedaan, rechtvaardigt dat nog niet dat je rücksichtslos uit de tentamenzaal kan worden gezet. Er moet altijd een belangenafweging worden gemaakt.’

Rademaker: ‘Studenten hebben het idee dat een uitspraak van een docent of de examencommissie een voldongen feit is. Het is goed te weten dat dat niet zo is. Je moet altijd kijken of er een juridische grondslag is om uitgesloten te worden van een tentamen. Ik zeg daarmee niet dat de koektrommel altijd openstaat en het altijd prijs is, maar studenten moeten zich er meer van bewust zijn dat ze geen slachtoffer hoeven te zijn van het systeem.’

Vrezen jullie na dit interview niet voor een stormloop aan beroepen?
Van Loon: ‘Daar zijn we niet op uit, maar het is wel de taak van het CBE om op te komen voor de rechtsbescherming van studenten. Daarom is het ook een gratis en laagdrempelige procedure die studenten in de gelegenheid stelt om snel te kijken of hen onrecht is aangedaan.’

Rademaker: ‘Het zou me niet verbazen als het volgend jaar een stuk beter gaat met MyStudymap. Een aantal jaar geleden was uSis nieuw en vergaten studenten allerlei administratieve stappen te doorlopen. Het was een vreselijk systeem, maar desondanks nam het aantal gebruikersfouten snel af.’

Van Loon: ‘Er zijn ook al wel dingen veranderd. Op het moment dat je nog niet het hele inschrijfproces hebt doorlopen, zie je nu bijvoorbeeld niet meer een groen maar een oranje bolletje. Ik wil dus niet de indruk wekken dat het college van bestuur koste wat kost een voor studenten uiterst nadelig systeem in de lucht wil houden. Maar zoals vorige week in Mare was te lezen: ze willen er ook geen afstand van doen.’