Het begon met een pilot bij de faculteiten Geesteswetenschappen en Geneeskunde, maar vanaf dit academisch jaar moeten alle Leidse studenten hun inschrijving voor tentamens uiterlijk tien dagen van tevoren extra bevestigen om eraan te kunnen deelnemen. Dat gebeurt via het nieuwe studentenportaal MyStudymap, dat is gekoppeld aan uSis (zie kader onderaan). Wie dat niet op tijd doet, wordt automatisch uitgeschreven.

Het leidt tot grote ergernis bij raadslid van de faculteit Geesteswetenschappen Elizabeth den Boer. Volgens haar heeft met name de onderwijsadministratie van de opleidingen International Studies en Urban Studies ‘honderden mails’ van gestreste studenten gekregen. Voor een deel van hen was niet duidelijk dat ze hun deelname aan het tentamen moesten bevestigen, omdat dat voorheen niet nodig was. ‘Dat levert een hoop stress op en voor de administratie een hoop extra werk. Bovendien kunnen studenten hierdoor een jaar studievertraging oplopen.’

Uitgeschreven

Sommige studenten vergeten hun inschrijving op tijd te bevestigen, zegt Den Boer, maar dat kan bijvoorbeeld komen door onderliggende problemen. ‘Dan moet die student naar de administratie en voor de zoveelste keer uitleggen dat die bijvoorbeeld een ernstige vorm van ADHD heeft. Dat slaat nergens op. We hebben de mond vol over studentenwelzijn, maar ik vind dit weinig inclusief.’

Een klein deel van de mailende studenten zegt zelfs wél te hebben bevestigd maar toch te zijn uitgeschreven, aldus Den Boer.

Student Griekse en Latijnse taal en cultuur Björn de Ruiter, tevens raadslid van de faculteit Geesteswetenschappen, is daar een van. Hij had zich aan het begin van dit semester ingeschreven voor zijn tentamens en kreeg half september een mail waarin stond dat hij zijn deelname voor een van die tentamens moest bevestigen middels een meegestuurde link. ‘Dat heb ik toen gedaan. Maar een paar dagen later kreeg ik dezelfde mail nog een keer. Voor de zekerheid klikte ik nogmaals op de link, maar toen bleek in MyStudymap het tentamen uit mijn lijstje inschrijvingen te zijn verdwenen. Terwijl ik elders in het studentenportaal een bericht vond waaruit bleek dat ik mijn deelname wél had bevestigd.’

Desondanks werd De Ruiter automatisch voor het tentamen uitgeschreven. ‘Toen heb ik een mail gestuurd naar de onderwijsadministratie met een screenshot van die bevestiging en heb ik ze gevraagd me alsnog in te schrijven. Dat is gebeurd, maar het levert superveel stress op.’

Kinderziektes

Mare heeft alle onderwijsadministraties van de Universiteit Leiden gevraagd of zij de problemen herkennen. Drie van hen hebben gereageerd.

‘Er is zeker een aantal kinderziektes waar we tegenaan lopen met MyStudymap’, reageert afdelingshoofd docentondersteuning Bart Monsma-Hempel van de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen. Dat studenten na de inschrijving bevestigd te hebben soms alsnog worden uitgeschreven, is de faculteit ‘niet zo expliciet tegengekomen’. Wel blijken studenten soms het verkeerde tentamen te bevestigen. ‘Die hebben we tot nu toe alsnog via een zogenoemde na-inschrijving ingeschreven. Per 1 november zijn we iets strenger en is het uitgangspunt: niet ingeschreven en niet bevestigd, dan ook niet deelnemen.’

In een tussentijds evaluatierapport van de faculteit Governance and Global Affairs (FGGA) staat dat het nieuwe systeem voor studenten een grote stap was, omdat FGGA voorheen de enige faculteit was waar studenten niet verplicht waren zich voor tentamens in te schrijven. ‘Studenten hebben en masse de onderwijsadministratie gemaild’, zegt Maya Vos, hoofd onderwijsadministratie. De onderwijsadministratie reageerde volgens het rapport coulant, bijvoorbeeld door zelf de studenten in te schrijven.

In het rapport staat verder dat ‘een gering aantal studenten een mail van uitschrijving heeft ontvangen’ maar dat er ‘geen systeemfouten zijn geconstateerd waaruit bleek dat individuele studenten onterecht zijn uitgesloten’. In totaal hebben twee studenten een klacht ingediend bij de onderwijsadministratie.

Volgens hoofd communicatie Annet van der Helm van de faculteit Rechten is er weinig aan de hand. ‘Aangezien dit een nieuw systeem is, betekent het dat studenten nog moeten wennen. Het lijkt er echter op dat deze geluiden niet meer zijn dan de afgelopen jaren.’

Bug

Universiteitswoordvoerder Caroline van Overbeeke vindt het ‘vervelend om te horen’ dat de nieuwe methode stress oplevert bij studenten en onderwijsadministraties, maar zegt dat er geen sprake is van een ‘bug in het systeem’. ‘Het lijkt het erop dat het nieuwe proces van inschrijven voor studenten mogelijk nog niet geheel duidelijk is.’

Volgens De Ruiter en Den Boer zou het beter zijn als de onderwijsadministraties de studenten voortaan inschrijven, mits zij dat zelf willen. Een andere oplossing is dat studenten zich alleen nog maar hoeven uit te schrijven als ze een tentamen níet doen. ‘Het college van bestuur heeft de faculteiten echter opgelegd dat het zo moet’, zegt Den Boer. ‘Maar zijn wij er om het systeem te dienen, of is het systeem er om ons te dienen? Er wordt niet naar de werkvloer geluisterd.’