Onlangs stemde de universiteitsraad unaniem tegen de OERen voor collegejaar 2025-2026, omdat het college veel te weinig deed om de problemen met MyStudymap op te lossen. Het inschrijfprogramma voor vakken en tentamens zorgt al sinds de invoering voor veel problemen. Het komt vaak voor dat huilende studenten de tentamenzaal moeten verlaten omdat er iets mis was gegaan met hun inschrijving.

De raad was het gedoe rond het programma helemaal zat en vond het wegsturen van studenten ‘disproportioneel en onwenselijk’, bleek tijdens de meest recente raadsvergadering. Zeker ook omdat de raadsleden constateerden dat er vaak nog voldoende lege tafeltjes waren in de tentamenzaal.

De raad eiste dan ook dat als er ruimte is in de zaal, studenten alsnog ter plekke konden worden ingeschreven. Rector Hester Bijl noemde die eis ‘onverstandig en op dit moment niet uitvoerbaar’.

Spoedonderhandeling

Wel wilde het college monitoren hoeveel studenten er weggestuurd worden en waarom dat gebeurt. Mogelijk past het college vervolgens het inschrijfprotocol aan. Maar de raad vond dat niet genoeg en weigerde in te stemmen. Een probleem omdat de regelingen in januari moeten zijn vastgelegd.

Er volgde dan ook een spoedonderhandeling om nog voor kerst tot een akkoord te komen. Dat is vrijdag 20 december gelukt.

Er is afgesproken dat als een student kan aantonen dat er een inschrijving is, dan mag deze student plaatsnemen om het tentamen te maken. Ook als ‘studenten kunnen aantonen dat er iets mis is gegaan met hun inschrijving, of als het geheel niet duidelijk is, dan krijgt de student het voordeel van de twijfel’, mailt de raad.

‘We wilden voorkomen dat studenten onterecht weggestuurd worden, dat is nu gelukt’, zegt raadslid Femke Spaargaren van studentenpartij PBMS over het akkoord met het college. ‘Bij twijfel werd een student weggestuurd en dat is vanaf nu niet meer zo.’

Spaargaren is ‘tevreden’ met de regeling. ‘We hebben stevige afspraken kunnen maken. Maar we gaan zien hoe het gaat verlopen de komende periode. Ik ben er een beetje huiverig voor. Het college ziet bij elk klein probleem al snel veel beren op de weg.’

Volgens Michel Vermeer van studentenpartij DSP-SC is het akkoord ‘op dit moment het maximaal haalbare.’

Grijs gebied

We zijn van ver gekomen, vertelt hij. ‘Bij de eerste commissievergadering over de problemen rond de inschrijvingen en de OERen was het antwoord van het bestuur nog: “Nee, dat gaan we niet doen. Want er is niets aan de hand.” Nu staan we een stuk verder.’

In het akkoord staat ook dat het college bij alle faculteiten nagaat hoeveel studenten er worden weggestuurd vanwege een niet ‘bestaande inschrijving door technische problemen, of door een te late inschrijving, veroorzaakt door de student zelf’.

De raad gaat vervolgens in overleg met de faculteiten over afspraken met betrekking tot coulance voor de periode april-september bij ‘problemen bij inschrijvingen, zoals bijvoorbeeld studenten die zich hebben ingeschreven voor een verkeerd tentamen, een verkeerd studiejaar en dergelijke. We erkennen dat dit een “grijs” gebied is maar willen gezamenlijk onderzoeken of we hier afspraken over kunnen maken.’

Grote zorg

De OERen en het inschrijfprotocol worden gesplitst. Het protocol kan na ‘alle extra gesprekken en acties in het voorjaar van 2025 opnieuw ter instemming aan de raad worden voorgelegd. Daarbij is het belangrijk dat eventuele nieuwe regelgeving niet leidt tot meer onrust of nieuwe ongelijkheid in uitvoering voor studenten of extra belasting voor de medewerkers die verantwoordelijkheid zijn voor de uitvoering van een tentamen.’

Spaargaren: ‘Het is heel belangrijk dat het college akkoord is gegaan met de eis dat de raad instemmingsrecht heeft op het inschrijfprotocol.’
Vermeer: ‘Dat was een grote zorg. We moeten namelijk nog maar zien of het college het protocol straks door de raad weet te krijgen.’

De universiteit neemt ook MyStudymap zelf onder de loep. Mogelijk wordt de interface van het programma aangepast om meer duidelijkheid te bieden aan studenten. De communicatie over inschrijvingen naar studenten wordt ook verbeterd.