De universiteit installeerde de omstreden slimme camera’s als handige oplossing tijdens de coronacrisis, maar wilde ze ook na de pandemie blijven gebruiken. Aan privacy werd weinig aandacht besteed, noch aan de verdere mogelijkheden van de camera’s. Advies van de gegevensfunctionarissen werd niet meegenomen. Dat blijkt uit documenten die de universiteit naar aanleiding van twee Wob-verzoeken op de site heeft gepubliceerd.

Zo startte het Universitair Facilitair Bedrijf (UFB) een pilot met de camera’s voordat de privacy officer volledig was geïnformeerd. Een vereiste verwerkersovereenkomst, waarin afspraken over beveiliging en privacy staan, werd ondertekend zonder het advies van de gegevensfunctionarissen af te wachten.

Ook gebruikte het UFB de camera’s al snel voor andere doeleinden dan het handhaven van de anderhalve meter, waarvoor ze in principe waren geïnstalleerd.

Discussie over de veiligheid en proportionaliteit van de systemen ontbrak. Over kritische vragen over de mogelijkheden van de camera’s, zoals het inschatten van leeftijd en geslacht, en mondkapjesdetectie, was het UFB niet transparant.

#Cameragate, de reconstructie

Het is 2020, en alles is onzeker. De pandemie heeft het land lamgelegd, de universiteit is dicht. Vanaf juni wil de universiteit weer beperkt open, maar bezoekers moeten zich dan registreren, en dat blijkt veel gedoe. Mensen vullen de formulieren niet in, er is angst voor rijen, en soms zijn de portiers uren bezig om de data in te voeren.

Het Universitair Facilitair Bedrijf (UFB) wil dit proces liever automatiseren, want in september komen er ook weer studenten, is op dat moment nog de veronderstelling.

Alle gebouwen voorzien van poortjes die met een LU-kaart open kunnen, is geen oplossing, staat in een memo. ‘De praktische haalbaarheid in samenhang met de kosten’ is ‘twijfelachtig’. Er zijn te veel ingangen, en de cijfers zouden daarom ook niet goed genoeg kloppen. Daarom stelt het UFB voor om ‘counting bewegingscamera’s’ te installeren, ‘een effectiever middel, tegen fors lagere kosten’, dat niet afhankelijk is van ‘de bereidwilligheid van studenten en medewerkers om zich te registreren’.

Het zou gaan om handige ‘devices waarbij geen personen op camera worden vastgelegd, maar waarbij de intelligentie van het systeem camerabeelden omzet in gegevens over in- ­en uitgaande stromen van personen’.

Kritische vragen

Uit de stukken blijkt dat het UFB al vóór de pandemie plannen heeft voor een uitgebreid sensorsysteem. In een powerpointpresentatie genaamd ‘Stichthage 2019’, staan plannen voor een ‘continue bezettingsgraadmeting’, met ‘smart tools’ en ‘sensortechniek’.

Als het UFB eind juli 2020 een pilot wil beginnen op de bètafaculteit, reageert bedrijfsvoering-directeur Dirkje Schinkelshoek kritisch. Ze vraagt advies aan informatiemanager Johan Detollenaere, en hij heeft ‘aarzelingen’, mailt ze. ‘Het is niet duidelijk welke technologie wordt gebruikt: waar worden de beelden omgezet naar contouren, wat gebeurt er met de data van de sensor, etc.?’

En: ‘Eerder dit jaar werd een dergelijk systeem bij de fietsenstallingen geweerd.’

Het UFB antwoordt dat de privacy officers betrokken zijn, en dit lijkt de twijfels weg te nemen. Maar op dat moment wachtte de privacy officer in kwestie, Astrid Gravenbeek, nog op informatie over welk systeem het UFB wil gebruiken: camera’s van Xovis, met StoreScan als leverancier. ‘Zolang het niet te herleiden is naar individuen is er geen verwerkersovereenkomst nodig’, was haar eerste advies.

Daar komt ze op terug als ze het systeem heeft bekeken. Op 6 augustus, dezelfde dag dat het UFB akkoord gaat met de offerte van StoreScan, krijgt ze de informatie. Een paar dagen later mailt ze dat het systeem wel degelijk persoonsgegevens verwerkt. ‘Volgens de beschrijving van StoreScan slaat het systeem, hoe kort dan ook, persoonsgegevens op om daarna te anonimiseren.Omdat het systeem persoonsgegevens opslaat is het afsluiten van een verwerkersovereenkomst, het opstellen van een privacyverklaring en een bordje met de mededeling met betrekking tot de aanwezigheid van het personentelsysteem noodzakelijk’, schrijft ze op 10 augustus.

De bordjes zijn er nooit gekomen: ‘Deze aanbeveling is onbewust niet overgenomen’, laat universiteitswoordvoerder Caroline van Overbeeke desgevraagd weten.

Handtekening

De verwerkersovereenkomst kwam er wel, en op 11 augustus schrijft Gravenbeek dat ze corporate privacy officer Wim Keuvelaar er ook een blik op wil laten werpen. Hij is alleen nog een week afwezig en komt 17 augustus terug, precies in de week dat het UFB de scanners wil installeren, staat in een mail naar leverancier StoreScan. ‘Dan is het nog geen groot probleem om op de dag wat gaten te boren.’ Dat is de week erna lastiger.

Op 18 augustus tekent de adjunct-directeur van het UFB de verwerkersovereenkomst, zonder advies van de gegevensfunctionarissen af te wachten. Dat advies komt de 19e, met wat aanpassingen en kritische vragen van Keuvelaar. Hij raadt onder meer aan om goed na te denken over hoe medewerkers en studenten moeten worden geïnformeerd. ‘Voor de betrokkenen is er geen manier om te weten wat die kastjes vastleggen.’

Hij heeft nog een vraag: waarom kiest het UFB geen simpeler systeem, zoals infrarood-scanners, die helemaal geen persoonsgegevens verwerken? Het UFB beargumenteert dat het vanwege Covid belangrijk is om zo accuraat mogelijk te zijn, en dat infraroodsensoren niet voldoen.

De installatie is al begonnen. Als de projectleider op 25 augustus aan Keuvelaar mailt: ‘Dus begrijp ik goed dat het inhoudelijk in orde is?’ staat de handtekening al een week op papier.

Volgens Van Overbeeke zijn de opmerkingen van de gegevensfunctionaris wel degelijk meegenomen in de overeenkomst en heeft de ondertekenaar ‘abusievelijk de datum van 18 augustus 2020 aangehouden’. De mail van 25 augustus is ‘een overbodige dubbelcheckvraag na ondertekening’.

Uitbreiding

Privacy officer Keuvelaar wil ook weten of het systeem na de pandemie blijft hangen. Daar komt geen helder antwoord op: ‘Dat is nog onduidelijk. Ik kan me voorstellen dat er t.z.t. een update van de overeenkomst nodig is. Voorlopig zijn we niet uit de crisis en dit is waar we het voor gebruiken.’

Twee maanden later is het duidelijk dat het UFB het systeem na de coronacrisis wil blijven gebruiken én wil uitbreiden. Boven elke collegezaal moeten camera’s komen. Daar is 300.000 euro voor nodig. Dat is het overigens enige bedrag uit de vrijgegeven documenten dat niet is weggelakt. Volgens de universiteit kost één camera zeshonderd euro, er werden er 371 aangeschaft.

In een brief aan het college van bestuur beschrijft het UFB wel de mogelijke toepassingen van de camera’s. ‘Het feit dat het hiervoor ontwikkelde dashboard belangrijk stuurinformatie levert per pand heeft ons ook aan het denken gezet over een bredere toepassing binnen de gebouwen.’

Met een ‘geautomatiseerd telsysteem’ kan het UFB ‘elke periode van het jaar en elk moment van de dag de bezetting en benutting van onderwijszalen te monitoren. Dit betekent dat we structureel management-informatie kunnen vergaren en direct kunnen bijsturen indien nodig.'

Op dat moment worden de reeds aanwezige camera’s al niet alleen gebruikt om een veilige bezettingsgraad te handhaven: het UFB past schoonmaakroosters en openingstijden aan op de gemeten bezetting.

Universiteitsraad

Over corona wordt in het voorstel met geen woord gerept. Dat gebeurt echter wél als de plannen met de universiteitsraad worden gedeeld, als reden om het in een versneld traject goed te keuren. De raad hoort op 30 oktober over de camera’s, die er dan al twee maanden hangen.

‘Waarom zijn we daar niet van op de hoogte?’ vraagt personeelspartij FNV verbaasd. Volgens het UFB is het onderwerp begin oktober ‘informeel’ besproken, maar verder had de raad nog niets over de camera’s gehoord. De raad baalt van het gebrek aan transparantie over de apparaten. ‘Er is geen enkele reden om niet transparant te zijn’, luidt het antwoord van het UFB.

De raad is kritisch over privacy. Het UFB antwoordt dat de camera’s ‘alleen contouren van een persoon’ vastleggen, en dat privacy is verzekerd. Daarmee wordt de raad niet correct geïnformeerd. Het systeem verwerkt het beeld weliswaar tot contouren, maar daarvoor moeten de camera’s eerst regulier videobeeld opnemen.

De universiteit bestrijdt dat de voorlichting verkeerd was. ‘In onze perceptie is de universiteitsraad hierover volledig geïnformeerd’, aldus woordvoerder Van Overbeeke. ‘Achteraf gezien was het wellicht wenselijk geweest om specifieke methodiek te beschrijven waarbij in 0,2 seconden beelden in het apparaat worden omgezet naar kengetallen.’

Verder krijgt de universiteitsraad geen informatie over de mogelijkheden van de camera’s, de kunstmatige intelligentie in de apparaten en hoe de privacyniveaus worden gewaarborgd.

Politieagentje

In de maanden die volgen worden de camera’s geïnstalleerd. Aan het begin van het nieuwe collegejaar 2021-2022 hangen ze er allemaal. De pandemie raast voort, maar de universiteit mag weer – een beetje- open. Een aantal leidinggevenden krijgt plots een mailtje van het UFB, dat er bij een bepaald vak te veel mensen in de zaal zaten. Dat zagen ze op de telcamera’s. Een leidinggevende laat weten de docent erop aan te spreken. Sorry, zegt de desbetreffende UFB’er: ‘Het voelt allemaal als politieagentje, hopelijk zijn we snel van de maximum aantallen af.’

Slechts een klein aantal mails laat zien dat het UFB het systeem inzette om daadwerkelijk coronaregels te handhaven. De regels voor de maximale groepsgrootte zijn dan ook maar kort van kracht geweest. Eerst vanaf begin tot 25 september, daarna van half november tot half december, en vervolgens vanaf eind januari 2022 tot nu. Er zitten verder geen documenten bij die laten zien dat het systeem verder bijdroeg aan het handhaven van de coronamaatregelen.

 Dit artikel kwam tot stand met medewerking van Emiel Beinema.

Rectificatie: In een eerdere versie van dit artikel werd gesproken over plannen voor een camerasysteem in 2019. Dit moet een sensorsysteem zijn. In de bewuste plannen wordt gerept over 'sensortechniek en visualisaties'.