Dat blijkt uit vertrouwelijke documenten die in handen zijn van Mare.
In een brief van 11 juli aan de raad van toezicht adviseert de universiteitsraad in ‘meerderheid negatief over de herbenoeming’ en stelt ‘meerdere vraagtekens bij haar functioneren’. De raad van toezicht stelde een week later desondanks Ottow aan voor een tweede termijn van vier jaar.
In het negatieve advies schrijft de raad ‘meerdere verontrustende signalen’ te hebben ontvangen over de communicatiestijl van de collegevoorzitter. Deze zou een 'moeizame werkomgeving veroorzaken, met name voor ondergeschikten'.
De handelswijze van Ottow wekt ‘veel weerstand op’, aldus de raad. ‘Als het lastig wordt, heeft ze, ook in de ervaring van de raad, de neiging zich af te sluiten waardoor een redelijk gesprek op basis van argumenten lastig is.’
‘Geen zichtbare verbeteringen’
Dat problematische gedrag zou ook al eerder zijn gemeld bij de raad van toezicht. De UR vraagt zich in de brief af wat met die meldingen gedaan is, want het heeft ‘niet tot (…) zichtbare verbeteringen geleid’.
Ook omschrijft de universiteitsraad de wijze waarop Ottow communiceert als ‘gebrekkig’. Ze zou ongeduldig zijn, te snel besluiten willen nemen, die ze niet voldoende onderbouwt of waarbij ze onwillig is om haar argumentatie met de raadsleden te delen. Ze vindt het ‘lastig als er kritiek wordt geuit op beleid’, neemt dan een ‘stugge en verdedigende houding aan’ waardoor het niet lukt om ‘constructieve gesprekken over de inhoud te voeren’. Ottow lijkt voor een overleg een stelling in te nemen en is ‘daar vrijwel niet vanaf te brengen’.
De raad ‘ziet een collegevoorzitter die acteert gebaseerd op angst voor negatieve publiciteit’. Het voorkomen van reputatieschade ‘lijkt vaak de hoogste prioriteit, niet alleen bij communicatie, maar in de organisatie als geheel’.
In het advies worden twee voorbeelden genoemd: de overhaaste communicatie naar alle werknemers over de ontruiming van het pro-Palestina-protest in de Wijnhaven in november 2023 (waarbij studenten en medewerkers door beveiligers op straat werden achtervolgd door beveiligers) en de spoedbenoeming van vice-rector Erwin Muller in april 2024. Toen werd de medezeggenschap gepasseerd: nog voordat de UR een advies had kunnen geven werd bekendgemaakt dat Muller de nieuwe functie zou gaan bekleden.
De waslijst aan bezwaren is voor de meerderheid van de raad reden om een herbenoeming niet te steunen.
Verbetertraject
In een brief van 16 juli reageert de raad van toezicht op dat negatieve advies en belooft daarin ‘de opmerkingen die u in uw adviezen heeft opgenomen aan de orde (te) zullen stellen bij het college’.
De verontrustende signalen over het werkklimaat rondom de collegevoorzitter neemt de raad van toezicht naar eigen zeggen zeer serieus. ‘Vanuit onze verantwoordelijkheid als werkgever van het college van bestuur zeggen wij toe dat wij op korte termijn in gaan zetten op een verbetertraject ten aanzien van de communicatiestijl.’ De vraag of er iets met de eerdere meldingen is gedaan, wordt niet beantwoord.
De raad van toezicht schrijft dat wat betreft de communicatiestijl ‘de UR hierin zelf ook een rol kan spelen, met name als het de bejegening van de UR betreft. Als voorname gesprekspartner van het college zou er voor u de mogelijkheid moeten zijn om problemen op dit vlak aan de orde te stellen’.
De klacht dat Ottow voornamelijk reputatieschade lijkt te willen voorkomen, wuift de raad van toezicht weg: ‘Negatieve reputatie voorkomen behoort tot haar kernverantwoordelijkheden verbonden aan haar portefeuille. Zij heeft immers de opdracht om als “boegbeeld” van de universiteit op te treden.’
Naar aanleiding van onenigheid over de benoeming van de vice-rector schrijft de raad van toezicht – die eerder bij dat conflict tussen het college en de universiteitsraad bemiddelde – dat er ‘behalve tot goede afspraken ten aanzien van deze functie ook tot het akkoord (is) gekomen om gezamenlijk een verbetertraject in te gaan. Wij raden stellig aan dat dit traject door zowel college van bestuur als de universiteitsraad voorspoedig aangepakt wordt’. Op de demonstratie in het Wijnhavengebouw gaat de raad niet in.
Vertrouwelijkheid geschonden
Als laatste merkt de raad van toezicht op onaangenaam te zijn verrast dat het (vertrouwelijke) negatieve advies van de UR al via andere kanalen de raad van toezicht had bereikt. ‘De schending van vertrouwelijkheid is niet alleen potentieel en persoonlijk schadelijk voor de personen wie het advies betreft, maar ook voor de goede verhoudingen voor wat betreft de UR als gesprekspartner van het college van bestuur en de raad van toezicht. Wij moeten ervan uitgaan dat de UR-leden de professionaliteit en het fatsoen hebben om hierin deelachtig te zijn.’
Ondanks het negatieve advies eindigt de brief met het besluit dat Ottow per 8 februari 2025 voor een tweede termijn zal worden herbenoemd. ‘Aangezien het onderwerp zowel in het overleg van 27 mei als in het overleg op 24 juni aan de orde is geweest, achten wij de universiteitsraad voldoende gehoord over de herbenoemingen. Op korte termijn zullen de herbenoemingen via de universitaire website worden bekendgemaakt.’
Twee dagen later verschijnt het bericht van herbenoeming inderdaad op de website.
Mare vroeg waarom de raad van toezicht het advies van de universiteitsraad naast zich heeft neergelegd, wat er is gedaan met eerdere meldingen over Ottow en of het gebruikelijk is dat een bestuurder die twee verbetertrajecten volgt wordt herbenoemd.
De raad van toezicht wilde niet ingaan op de vragen, maar reageerde bij monde van secretaris Ard Weeda als volgt: ‘De raad van toezicht heeft een zorgvuldige procedure gevolgd voor de herbenoeming en een zorgvuldig afgewogen besluit genomen. De raad van toezicht staat unaniem achter de herbenoeming van de voorzitter college van bestuur. Over een vertrouwelijke procedure doen we geen nadere mededelingen.’
Aan de universiteitsraad vroeg Mare of de medezeggenschap nog wel enige democratische invloed binnen het universiteitsbestuur heeft als de adviezen terzijde worden geschoven, en of de raad vertrouwen heeft in de verbetertrajecten die de raad van toezicht heeft ingesteld.
Universiteitsraadsvoorzitter Pauline Vincenten hield het bij de volgende verklaring: ‘De adviezen van de universiteitsraad in een (her)benoemingsprocedure zijn altijd vertrouwelijk. We zijn enorm aangeslagen door dit anonieme lek. Dit is absoluut onacceptabel. We nemen afstand van het lekken van welke vertrouwelijke informatie dan ook.
‘Bij (her)benoemingen geven wij als universiteitsraad vertrouwelijk advies aan de raad van toezicht. De raad van toezicht is eindverantwoordelijk voor deze procedure en ordentelijke besluitvorming. Alle medewerkers moeten erop kunnen vertrouwen dat er zorgvuldig wordt gehandeld in procedures. De universiteitsraad doet geen uitspraken over deze procedure en over vertrouwelijke informatie.’
Collegevoorzitter Annetje Ottow wilde niet reageren op de vraag van Mare of zij zich herkent in het beeld dat in het advies van de universiteitsraad wordt geschetst, of hoe ze een tweede termijn voor zich ziet zonder het vertrouwen van de raad te hebben.