Er bestaat al langer een universitair protocol omtrent proctoring, maar afgelopen juni gaf het college van bestuur alle faculteiten de opdracht er ook een op te stellen op facultair niveau (zie kaders). Daarin moet duidelijk zijn geformuleerd onder welke omstandigheden de inzet van proctoring bij tentamens is geoorloofd.
De faculteit Geesteswetenschappen heeft dat protocol al af. Daarin is ook advies verwerkt van de opleidings- en examencommissies. Tijdens de laatste raadsvergadering werd het protocol ter instemming voorgelegd aan de faculteitsraad.
Die had een aantal kritiekpunten. Jeppe Bandringa van studentenpartij LVS was niet blij met de zogeheten ‘intelligent scan’: dat betekent dat studenten bij de start van het tentamen met een camera hun kamer moeten tonen.
‘Dat er een beeld wordt gemaakt van je hele leefomgeving is erg invasief. Ik vind het de meest ingrijpende maatregel die er is’, zei Bandringa. Bovendien blijkt die scan in de praktijk niet goed te werken, staat in het protocol, omdat de opnames vaak onduidelijk zijn. ‘Toch is dit nog wel toegestaan. Daar ben ik het niet mee eens.’
Ook ontbreekt er nu nog essentiële informatie, vindt hij. ‘Het zou heel fijn zijn om te weten wie toegang heeft tot de beelden, het geluid en de data. Maar ook hoe die beelden worden bewaard en wanneer ze worden verwijderd. Hebben bijvoorbeeld alleen (het softwarebedrijf, red.) Proctorio en de docent er toegang toe, of nog meer mensen? Dat staat niet in het protocol en wil ik er wel in hebben.’ (Tekst gaat verder onder kader)
Waarom moeten alle faculteiten per se een eigen protocol opstellen, vroeg raadslid Jan Sleutels zich af. ‘Waarom moet elke faculteit het wiel zelf uitvinden? Wijken die zo van elkaar af?’
‘Dat heeft ons ook verbaasd’, reageerde bestuurslid Mirjam de Baar. ‘Studenten doen soms tentamens op verschillende faculteiten, dus die moeten nu aan verschillende protocollen worden gehouden. Dat is wel vreemd. De vice-decanen gaan dit terugkoppelen aan het Onderwijsberaad.’
Universiteitswoordvoerder Caroline van Overbeeke laat desgevraagd weten dat er een verschil is tussen het universitaire en facultaire protocol.
‘Het universitaire protocol legt hoofdzakelijk vast welke proctoringmiddelen toegestaan zijn, wat de rollen en verantwoordelijkheden van de faculteiten en examencommissies zijn en wat de rechten van studenten zijn. Het facultaire protocol geeft daar nadere invulling aan binnen de faculteit. Een faculteitsbestuur kan bijvoorbeeld besluiten om proctoring wel of niet toe te staan. Als het bestuur dit wel toestaat, dan moet dit volgens de spelregels van het universitaire protocol, en kan het faculteitsbestuur nadere invulling geven aan wat wel en niet mag.’
Bovendien vindt de universiteit het ‘belangrijk om het gebruik van proctoring ook voor niet-crisissituaties opnieuw goed vast te leggen’, zegt Van Overbeeke. ‘Er is nu nog steeds sprake van corona, maar er is minder sprake van een noodsituatie. Het protocol dat we maken gaat over het beleid voor de lange termijn, met of zonder corona. Dus: hoe gaan we om met proctoring vanaf het tweede semester en verder?’
‘Dat zijn goede punten’, reageerde decaan Mark Rutgers. ‘Het lijkt mij dat het wordt bewaard tot vaststelling van het cijfer, maar dat moet er dan wel in staan.’
Raadslid Adriaan Rademaker had ook een zorg. ‘In het begin van het document staat dat proctoring alleen een uiterst redmiddel is. Maar toen ik alles had gelezen, leek het toch of proctoring iets normaals is. Ik wil adviseren om een paar keer te herhalen dat het een uiterst redmiddel is en geen standaard mag worden.’
In de raad werden ook enkele voordelen van proctoring genoemd. Raadslid Jan Frans van Dijkhuizen is blij dat hij met digitaal toetsen geen ‘onleesbare handschriften’ meer hoeft te lezen. ‘Dat is een niet te onderschatten timesaver en daardoor wordt ook je correctie nauwkeuriger. En je kunt toetsen anonimiseren, dat komt de objectiviteit ten goede.’
Wel vroeg hij zich af of de faculteit ‘plannen heeft om on campus-omgevingen in te richten’ voor digitaal tentamineren. ‘In dat geval heb je dan wel honderdtwintig laptops nodig’, stelde hij, bijvoorbeeld voor eerstejaars bachelorstudenten van de opleiding Engels.
Die plannen zijn er, reageerde bestuurslid Mirjam de Baar. ‘In het sportcentrum zijn al faciliteiten voor digitaal toetsen. Duidelijk is dat er een grote behoefte is om dit on campus te gaan doen. Daar komen meer voorzieningen voor.’
Na de discussie in de raad is het protocol door vrijwel alle leden ingestemd.
Proctoring mag niet zomaar worden ingezet. Het college van bestuur heeft bepaald dat dit alleen mag als alle andere toetsmethoden en toetsvormen niet mogelijk blijken te zijn, of wanneer het een online tentamen betreft dat als vrije keuze naast een andere tentamenvorm wordt aangeboden.
Het college adviseert het faculteitsbestuur om in het facultair protocol ook nog twee aanvullende criteria op te nemen. Ten eerste zou proctoring moeten worden toegestaan als het een tentamen betreft dat aanvankelijk op locatie zou plaatsvinden, maar dat door nieuwe coronamaatregelen niet meer kan doorgaan en waarbij er geen tijd meer is om alternatieve tentamenvormen te overwegen.
Ten tweede zou proctoring mogelijk moeten zijn voor het tentamineren van een individuele student of een groep studenten die vanwege corona-gerelateerde maatregelen niet in staat waren om naar de tentamenlocatie te reizen.
De hardware waarmee de studenten het tentamen maken, moet beschikken over de volgende opname-opties: een webcam, microfoon, scherm-, muis- en toetsenbordactiviteit en web-verkeer.
Ook is vastgelegd welke instellingen bij proctoring zijn toegestaan. Dat zijn een video-opname via de webcam, een audio-opname via de microfoon, opname van het computerscherm en registratie van het browsergebruik. Verder is het toegestaan een door de student getoonde LUcard of ov-kaart op te nemen en mag de kandidaat worden gevraagd om, voor aanvang van het tentamen, zijn of haar kamer te tonen (‘intelligent scan’).
Als de examinator alternatieve of aanvullende middelen wil inzetten, moet die daar vooraf toestemming voor vragen aan het faculteitsbestuur. Het bestuur betrekt daarbij het advies van de betreffende examencommissie en de privacy officer.
De uiteindelijke beslissing om met proctoring te tentamineren ligt bij de faculteitsbesturen.