Het zogeheten Bedrijfs Opvang Team (BOT) bestaat uit medewerkers van de Haagse faculteit die zich naast hun gewone werk ook bezighouden met het ondersteunen van collega’s bij ingrijpende gebeurtenissen.

‘In Den Haag hebben we een aantal spannende of vervelende tijden meegemaakt’, vertelt Monique Jongman, hoofd HR bij FGGA. ‘Voor studenten hebben we de opvang na dit soort gebeurtenissen al goed geregeld, die kunnen bijvoorbeeld naar psychologen, maar als medewerker kom je al heel snel terecht in het medische circuit.’

Medewerkers die zich aanmelden, moeten twee trainingsdagen volgen en worden ook later nog regelmatig bijgeschoold, aldus Jongman. ‘We hebben een open werving gedaan en daar hebben we heel veel reacties op gekregen. We hebben nu acht mensen die deze taak op zich gaan nemen, en moesten zelfs anderen teleurstellen omdat het team al vol zit.’

Het BOT wordt alleen ingezet bij werkgerelateerde incidenten, niet voor privéproblemen van medewerkers. ‘Bijvoorbeeld wanneer je als docent in een werkgroep een student hebt die onwel wordt en een toeval krijgt. Als je zoiets met eigen ogen ziet, kan dat een groot effect op je hebben. Bij Leiden University College heeft iemand twee jaar geleden een zelfmoordpoging gedaan, dat kan heel veel indruk maken. De organisatie die ons daar destijds bij heeft geholpen heeft ook de training verzorgd.’

De teamleden kunnen na zulke gebeurtenissen gesprekken en ondersteuning bieden aan collega’s, maar geen professionele zorg. ‘Het is de bedoeling om sociale steun te bieden, te erkennen wat er is gebeurd. Je probeert aan te sluiten op de behoeften van de collega en hoe het gaat met de verwerking van een gebeurtenis. Wel kan iemand uit het BOT doorverwijzen naar professionele hulp.’

Door deze aanpak hoopt de universiteit langdurig ziekteverzuim en verloop te verminderen. ‘Er is aangetoond dat vroegtijdige opvang en nazorg de gezonde verwerking van moeilijke situaties stimuleert. Dit kan een heel positief effect hebben op het welzijn van onze medewerkers.’

De gesprekken met teamleden zijn vertrouwelijk. ‘Je kunt zelf aangeven wie je wilt spreken en wij houden er ook rekening mee dat je iemand te spreken krijgt die niet persoonlijk betrokken is.’

Wanneer een incident wordt gemeld, neemt iemand van het BOT binnen 24 uur contact op met de betrokken medewerkers. ‘Als dat lukt, is het wat mij betreft een succesvolle pilot. Dat betekent namelijk dat we vindbaar zijn en we op tijd kunnen handelen.’

De pilot ging 1 februari 2025 van start en loopt tot 1 februari 2026. ‘Als dan blijkt dat dit een goede methode is, gaan we kijken of we het voor de hele universiteit kunnen inzetten.’