Het conflict over de nieuwe vice-rector, die 1 mei al aan de slag zou gaan, blijkt uit een briefwisseling tussen het college en de UR die de raad deze week openbaar maakte.

In maart verscheen een interne vacature op de universitaire website voor een ‘vice-rector organisatieontwikkeling’ die zich ging toeleggen op ‘de doorontwikkeling van het besturingsmodel en het versterken van de integrale beleidsvorming vanuit het bestuursbureau’. Daarnaast ‘voedt de vice-rector op proactieve wijze de bestuursagenda met strategische thema’s en prioriteitstelling’.

De universiteitsraad vond die functieomschrijving dermate onduidelijk, dat de partijen in gesprek gingen met het college van bestuur. Uit de documenten die de raad deze week openbaarde, blijkt dat dat gesprek en de daaropvolgende briefwisseling niet tot overeenstemming hebben geleid.

De raad beklaagt zich over de onduidelijkheid van het takenpakket: welke portefeuilles neemt de vice-rector over van het college? Daarop antwoordt het bestuur dat de vice-rector ‘in gesprek zal gaan met de academische gemeenschap om knelpunten te inventariseren in onze governance en samen met alle stakeholders, te adviseren welke mogelijke scenario's er denkbaar zijn om tot een meer wendbare organisatie te komen’.

Die uitleg is de UR te vaag. ‘Wat gaat deze persoon precies doen? Wat voor invloed heeft deze nieuwe positie op de organisatie? Gaat deze persoon onafhankelijk adviseren?’

Zeker met het oog op aanstaande financiële krapte hebben de raadsleden problemen met een bestuurder die over een periode van vier jaar €600.000 gaat kosten, en een aanstelling heeft van 0,7 fte. Daarom eisen ze dat het college een duidelijke lijst met taken en bevoegdheden opstelt en uitlegt waarom die niet binnen de huidige organisatie zijn in te passen. Anders zullen ze niet instemmen.

Daarnaast zet de raad vraagtekens bij de transparantie van de sollicitatieprocedure. Toen de vacature in maart online verscheen, had het college namelijk al een kandidaat op het oog. Dat draagt volgens de raad niet bij aan een transparante bestuurscultuur: ‘Ook als het college van bestuur een geschikte kandidaat voor ogen heeft, is het belangrijk om een open procedure te volgen.’ De raad wil de ‘schijn van vriendjespolitiek’ vermijden.

Volgens het college is aan de transparantie voldaan door in de interne vacature te wijzen op de gerede kandidaat.

Uit een video die unlisted op YouTube staat blijkt dat FGGA-decaan Erwin Muller die kandidaat is. ‘Beste collega’s en studenten’, zegt hij in de boodschap. ‘Vandaag wil ik jullie vertellen dat ik per 1 mei ben benoemd tot vice-rector. Dat betekent dat ik de komende jaren het college van bestuur zal bijstaan in de verdere professionalisering en verbetering van de organisatie van de universiteit.’ Op woensdagmiddag maakt de universiteit de benoeming ook via de website bekend.

Raadsleden reageren verbolgen op het feit dat het college een afwijzing van de raad om zitting te nemen in de benoemingscommissie heeft geïnterpreteerd als een formeel positief advies over de functie. ‘Het college is in de haast om over te gaan tot benoeming van de gerede kandidaat tot vice-rector vergeten om de universiteitsraad om advies te vragen.’

De raad is verder van mening dat hij niet alleen advies-, maar ook instemmingsrecht heeft omdat het bestuursreglement gewijzigd zou moeten worden. Dat betwist het bestuur: omdat de nieuwe vice-rector geen deel uitmaakt van het college zou die aanpassing niet nodig zijn.

Toch zet de titel vice-rector kwaad bloed bij de raad: ‘Inhoudelijk had het een beleidsadviseur kunnen zijn, maar nu is het een functionaris die de facto een bestuurdersrol gaat vervullen en daar een bijpassend salaris voor ontvangt. Het had ook een commissievoorzitter kunnen zijn die het project organisatieontwikkeling gaat trekken.’ Het college antwoordt voor de titel vice-rector te hebben gekozen vanwege ‘de rol richting het college van bestuur’.

Ook de argumentatie van het college dat incidenten en crises tijd vragen van bestuurders en dat daarom de vice-rector noodzakelijk is, valt slecht. Volgens de raad creëert het college het beeld ‘van een universiteit die constant door crises overvallen wordt’. De plotselinge noodzaak voor de nieuwe bestuursfunctie leidt tot ‘de zorg dat daarmee het democratisch gehalte van de Universiteit Leiden onder druk komt te staan’.

Het is van belang ‘om eerst te identificeren wat het college weghoudt van de kerntaken’: ‘De raad adviseert het college om een pas op de plaats te maken en zich af te vragen: Is dit wat er nu echt nodig is? Wat vindt de organisatie ervan? Kunnen de werkzaamheden binnen de bestaande organisatie worden belegd?’

Om de zaak verder te behandelen zullen de raad en het college elkaar spreken in een speciaal ingelaste openbare raadsvergadering op 22 april.