Het is maar een tamme boel in de vergaderzaal op het Gravensteen waar de universiteitsraad samenkomt. De raadsleden werken snel en conflictloos de agenda af. Een klein punt ter verduidelijking hier, een vraagje ter opheldering daar. Als de deur open zwaait, is er even hoop. Helaas, het is slechts een medewerker van het UFB die koffie komt brengen.
Tot voor kort werden er ambtenaren uitgenodigd om vragen over allerlei raadsstukken te beantwoorden. Dan parelden er af en toe wat zweetdruppeltjes op de hoofden. Er waren veel ‘ehs’ en de nodige ongemakkelijke stiltes. Je zag ze zelfs soms denken: ‘Zat ik maar weer op mijn kamer patience te spelen en met begrotingscijfers te goochelen.’
Andere, meer ervaren collega’s pareerden met speels gemak lastige vragen en beheersten de kunst om met veel woorden helemaal niets te zeggen. Zij leken juist op te leven als de frustratie van de hoofden van de raadsleden was af te lezen.
En toen waren de ambtenaren opeens verdwenen.
De eerste journalistieke reflex was uiteraard: ‘Ze mogen niet meer komen opdraven van het college.’ Dat blijkt echter niet zo te zijn. De raad had zelf besloten dat het allemaal wel wat efficiënter kon. Raadsadviezen worden in drie commissies voorbereid. Daar zijn wél ambtenaren bij. In principe zijn deze commissievergaderingen openbaar. Zowel in de raad als in de commissies dezelfde discussie voeren, heeft geen zin, redeneerden de raadsleden. Dus konden de ambtenaren wel wegblijven bij de vergaderingen van de hele universiteitsraad.
De raad wil voor een overlegvergadering met het college van bestuur zo nodig wel een ambtenaar kunnen bestellen. Maar daar heeft het college dan weer geen zin in. Die vond het natuurlijk prima dat er voor de ogen van het publiek minder makkelijk gaten in voorstellen kunnen worden geschoten. Er wordt nog wel onderhandeld en geëvalueerd over de rol van beleidsmedewerkers tijdens vergaderingen.
U denkt natuurlijk: ‘Kom van je luie krent af en ga naar die drie commissievergaderingen.’ Maar er is geen medewerker of student die dat gaat doen. Zelfs bij de algemene raadsbijeenkomsten is de publieke tribune vaak angstvallig leeg.
Nu is het hoogtepunt van de vergadering een discussie over de precieze status van een te laat ingediende rondvraag van ‘een nogal technische aard’. Dat is smullen voor bureaucratiefetisjisten en bestuurskunde-nerds. Ook ondergetekende voelde, ontkennen is zinloos, enige opwinding. Maar de rest van de universitaire gemeenschap heeft er geen fluit aan. Die wil in alle openheid zien hoe beleid tot stand komt en welke stelling partijen en raadsleden innemen voordat er een advies volgt. Daar hoort een discussie met een ambtenaar gewoon bij. En ja, die zeggen soms wel eens dingen die een uitgenaste bestuurder voor zich zou houden, of net iets anders had geformuleerd.
Het universitair bestuur is nu al de liefhebberij van een veel te select groepje. Het vertroebelen van de besluitvorming jaagt het enthousiasme voor de medezeggenschap helemaal naar de kelder. Dus breng die ambtenaren terug. Laat ze maar weer lekker zweten, vragen pareren en vooral duidelijkheid scheppen.